As atividades todas feitas para que a operação e estrutura das empresas sejam mantidas recebem o nome de facilities. Estas de fato facilitam a rotina dos colaboradores, de modo que a organização possa fixar em sua atividade-fim, a direcionar os esforços todos para a mesma, sem preocupação com manutenção e limpeza, por exemplo, do ambiente de trabalho.

É importante saber como funciona o setor de facilities e as atividades que o integram, como também a aplicação na empresa de modo prático e com controle total sobre qualidade e realização dos prestados serviços.

Definição de Facilities

Trata-se da área responsável por manter funcionando a infraestrutura de organizações adequadamente e com qualidade devida, a dispor condições necessárias para funcionamento da empresa e para ter pleno foco em execução de sua atividade-fim.

Este termo apareceu nos anos 1960 nos Estados Unidos e na tradução, quer dizer facilidades. Este setor fica responsável, afinal, por fazer atividades a facilitar a rotina da empresa, como limpeza, recepção, manutenção e segurança.

Pode ser adotada a área de facilities pelos mais diversos níveis das organizações, como empresas, edificações, comércios, hospitais e escolas. Facilities podem ser então divididos de 2 maneiras:

• Soft Service – Estes são os serviços que podem ser efetivados e descontinuados como decidir a organização, já que não são exigência da lei, de exemplo a portaria e recepção;
• Hard Service – Estes são os necessários serviços, ligados com estrutura física da empresa e pela lei, regulamentados. A manutenção elétrica é exemplo, inspeções em sistemas de combate contra incêndio, e manutenção hidráulica.

O que a Área de Facilities Oferece?

Qual a função da área de facilities? É, portanto, garantir bem-estar dos colaboradores como ainda estímulo de produtividade ao garantir ambiente de trabalho limpo, seguro e organizado. Gestores são também beneficiados, pois são capazes de focar em core business da empresa, sem perda de tempo com atividades que não possuem diretos impactos em estratégias e objetivos da empresa.

Gerenciamento de Facilities

Na realidade, gerenciamento de facilities, é administrar as atividades todas envolvendo conservação e manutenção da estrutura de organizações, de exemplo:

• Higienização e limpeza;
• Manutenção predial;
• Organização para espaços;
• Jardinagem;
• Segurança.

Assim, o responsável profissional por fazer o gerenciamento de facilities deve se voltar aos serviços todos que possibilitam atividades do dia a dia da organização a acontecer do melhor modo possível.

São os serviços de facilities, os serviços de:

• Portaria;
• Segurança;
• Limpeza, higienização e conservação;
• Jardinagem;
• Recepção;
• Copa;
• Suporte administrativo e de RH;
• Manutenção de equipamentos;
• Manutenção predial;
• Recursos audiovisuais;
• Seleção de logística, materiais e armazenagem;
• Conservação de áreas externas;
• Recrutamento e seleção;
• Recursos audiovisuais.

Terceirização do recrutamento e seleção dos profissionais possibilita mais organização nos processos seletivos e contratações mais rápidas. Os profissionais, afinal, são aptos para buscar e identificar candidatos de maior adequação à vaga.

Benefícios com os Serviços de Facilities

Os benefícios para tantas organizações podem variar segundo o tipo de contratação feita, porém, incluem então:

• Economia dos recursos ligados com compra e manutenção de equipamentos e materiais;
• Diminuição dos custos;
• Maior qualidade e eficácia operacional;
• Economia quando se fala de encargos trabalhistas;
• Maior produtividade;
• Mais agilidade na realização de serviços;
• Melhora em organização dos processos;
• Otimizar recursos;
• Padronização de serviços;
• Equipes bem treinadas e qualificadas;
• Cumprimento em relação às normas regulamentadoras e leis.

Importância da Terceirização da Gestão de Facilities para a Empresa

O cuidado com infraestrutura predial e atividades de apoio, sendo exemplos a limpeza, copa, segurança e recepção, são funções da gestão de facilities. A empresa ao terceirizar este serviço, possui maior eficiência e diminuição de falhas nestas atividades, que de fato se mostram essenciais para que atividades-fim sejam feitas da melhor forma possível.

Inicia a rotina de gestão de facilities por planejar, consistindo em identificar demandas e atividades para execução. Aqui são definidos ainda o tempo para cada serviço, então periodicidade, e necessários recursos ao cumprimento como insumos e materiais de limpeza.

Após, o gestor determina a escala de trabalho segundo a necessidade dos executores e supervisores, a alocar equipamentos específicos e equipes para cada tarefa nas suas áreas particulares. Assim, com sistema integrado e tecnologia, se pode reunir relevantes informações acerca de processos de cada setor, como também automatizar tarefas burocráticas que muito tempo ocupam do profissional.

Acesso para relatórios de desempenho, além disso, aumenta eficácia da gestão estratégia do setor, a possibilitar também aproveitamento melhor dos recursos, otimizar tempo de processos, e como resultado, melhor qualidade de serviços.

Portanto, a empresa terceirizada possui conhecimento maior acerca de processos e tarefas da área, a otimizar uso de ferramentas que elevam agilidade de serviços, diminuição das falhas humanas eventuais e ainda equívocos em planejamento, que por vezes acontecem por causa da inexperiência.

Com supervisores, gestores e outros profissionais especializados, podem os colaboradores da empresa concentrar os próprios esforços na sua atividade-fim, sabendo que as outras atividades são feitas com agilidade e eficiência. Desse modo, a terceirização e adequado gerenciamento de facilities são fundamentais à rotina corporativa mais produtiva e equilibrada.

Vantagens principais deste serviço correspondem à:

• Diminuição dos custos com manutenção de equipamentos e espaços;
• Diminuição dos custos com contratação dos funcionários;
• Otimizar processos internos;
• Melhora em qualidade de serviços, que são feitos pelos especializados profissionais;
• Uso de tecnologia para melhorar gestão de tarefas;
• Apoio administrativo e técnico;
• Gestão de multisserviços e facilities;
• Proteção e combate ao incêndio;
• Manutenção industrial e predial;
• Limpeza hospitalar.

Vale conhecer a empresa DL Green especializada na terceirização com soluções personalizadas na gestão de facilities às empresas de variados segmentos.

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ISO-41001, por exemplo, foi gerada para direcionar e analisar atividade de gestão de facilities. Assim, seu foco é melhoria da qualidade de vida das pessoas associadas com o ramo e elevar produtividade.