A portaria e controle de acesso são áreas fundamentais no planejamento de um condomínio. Lembramos que o profissional em portaria (porteiro e segurança) é a primeira impressão do condomínio, sendo ele também responsável pelo controle de entrada e saída de moradores, funcionários e visitantes do local.

Mesmo utilizando sistemas de segurança e integração, o porteiro deve ser orientado e treinado para autorizar ou não a entrada de visitas, encomendas e entregas.

Em casos mais sérios, o porteiro é o primeiro a sofrer riscos de invasão, assaltos e violência.

Como falamos no início do artigo, o profissional em portaria é o cartão de visita do prédio ou condomínio, sendo fundamental que seja prestativo, cordial e atencioso com todos.

A portaria e controle de acesso

Além do porteiro, o local da portaria pode contar com diferentes métodos de controle de entrada e saída de pessoas e encomendas, além de equipamentos que auxiliem na vigilância e monitoramento.

Atualmente, tem sido comum as portarias terem, além do porteiro, equipamentos de comunicação como interfone e telefone, câmeras de vigilância e central informatizada de registro de visitantes.

O acesso

Fundamentalmente, a portaria precisa ter controle de acessos, pois boa parte das funções do porteiro é controlar a entrada e saída de pessoas e objetos.

Lembramos que o controle de entrada e saída é uma das mais essenciais por visar garantir a segurança dos condôminos e a privacidade de todos.

Informações

Em determinados casos, o porteiro precisa receber informações dos moradores, usuários e demais frequentadores do condomínio sobre a presença de empresas prestadoras de serviços no prédio ou na ala de casas.

Os serviços, além de técnicos de internet e TV, podem ser de empresas que prestam serviços de faxina, consertos e reformas.

Além de notificar a presença de uma empresa prestadora de serviço nas áreas comuns, também deve comunicar o morador caso a unidade em questão esteja esperando a visita de um técnico ou prestador de serviço a ser prestado internamente no apartamento, casa ou sala comercial.

Acesso para visitantes

No caso dos visitantes, é papel do porteiro informar o morador ou usuário da unidade sobre a chegada de visitas, neste caso o condômino deve ser informado pela portaria e autorizar a entrada.

Não é indicado a ver flexibilidade no processo de acesso, pois é necessária a obediência a essas regras para a manutenção da ordem e segurança comum.

A importância da comunicação

É essencial que haja comunicação entre o porteiro e os condôminos, e quando falamos em condôminos nos referimos aos moradores, profissionais que utilizam salas comerciais e usuários em geral.

A portaria e controle de acesso precisam de informações. Essas informações podem ser realizadas através de interfone ou aplicativos de celular.

Obrigações do porteiro

Dentre as principais obrigações do porteiro, devemos ressaltar que deve evitar se ausentar do local da portaria, não devendo deixar as áreas de acesso ou entrada sem a sua presença ou de um substituto caso necessite sair para almoçar ou cuidar de assuntos emergenciais.

Veja a seguir outras obrigações que o porteiro deve cumprir no seu dia a dia na portaria.

Cartas e encomendas

O porteiro é responsável pelo recebimento de cartas e encomendas. Todas as cartas e correspondências que são entregues pelos Correios e empresas de transporte devem ser recebidas e registradas pela portaria.

Em certos casos, pode se fazer necessário que o porteiro se dirija até o portão de entrada para receber encomendas maiores evitando o acesso do local para estranhos.

No caso das cartas, é fundamental que a portaria tenha mobília de acesso comum com caixas divisórias para distribuir a correspondência de cada morador ou condômino.

Em determinados casos, o condomínio pode contar com armários para guardar encomendas maiores.

Para o registro de correspondências e encomendas registradas pelos Correios é fundamental que a portaria tenha um livro de registro de entregas com assinatura para os condôminos assinarem no ato do recebimento.

Entregas de farmácias e lanchonetes

No caso de entregas delivery, seja de medicamentos, lanches ou demais itens, os pedidos devem passar pela portaria e antes de subir para a casa ou apartamento devem ser anunciados via interfone para o condômino que encomendou o pedido.

Livro de ocorrências

O condomínio deve ter um livro de ocorrência que deve ficar na portaria sob cuidados do porteiro. Nesse livro, os moradores e demais condôminos podem registrar elogios, reclamações e relatar problemas que tenham com vizinhos e com a própria administração.

Periodicamente, o porteiro precisa repassar ao síndico ou para a administração do condomínio que há novos relatos.

Ordem e tranquilidade

A ordem e tranquilidade também devem ser zeladas pela  portaria e controle de acesso em seu sistema de segurança. Em determinadas situações, deve evitar conflitos, confusões e tumultos com visitantes e moradores.

Conclusão

Dessa forma, compreendemos o quanto é importante a atuação do profissional de portaria. Ele deve ser responsável, treinado e focado na segurança e tranquilidade do condomínio.

Deve evitar se ausentar de seu local de trabalho, precisa conhecer sobre sistemas digitais para saber operar uma mesa de interfone, realizar fiscalização e antever problemas de acesso.

Ele deve alertar moradores, funcionários e demais condôminos sobre a chegada de visitantes, entregas e encomendas, além dos registros no livro de ocorrências.

O condomínio comercial, de apartamentos ou de casas deve também manter o porteiros informados sobre horários de abastecimento de água, de leitura de relógios de energia elétrica e de visitação técnica de empresas terceirizadas.

A portaria deve manter um agenda de contatos com moradores e condôminos, além de números de telefone de SAMU, Ambulância, Corpo de Bombeiros e Polícia Militar.

O porteiro deve ser orientado para agir em situações de emergências, principalmente, em situações de incêndio, invasões e furtos. Contar com sistemas de circuitos de segurança interna que usam monitores de TV, alarmes e com monitoramento 24 horas para auxiliar no controle de acessos e de segurança.

Sendo assim, esse profissional deve cumprir com sua obrigações, receber orientações, treinamentos e direitos para atuar da melhor forma possível me seu posto.

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