A terceirização de portaria em condomínios é uma realidade crescente por parte de edifícios ou conjunto de casas que precisam de um melhor processo de monitoramento e segurança de suas áreas internas e áreas de acesso.

Geralmente, o treinamento e a atuação de porteiros em áreas de recepção e de acessos comuns são as preocupações de síndicos, administradores e empresas que prestam serviços de administração predial e condominial.

A atuação do porteiro é uma das mais importantes e necessárias no controle de entrada e saída de pessoas, recebimento de encomendas e de correspondências.

Normalmente, é a partir da área da portaria que o condomínio consegue garantir o acesso, a qualidade de atendimento geral e a segurança de todos os moradores e condôminos.

Terceirização de portaria em condomínios

O processo de terceirização é muito comum em setores de telefonia, suporte tecnológico, e serviços administrativos em empresas de diferentes segmentos de médio e grande porte no mercado.

Porém, nos últimos tempos a terceirização de administração de condomínios tem sido uma forte tendência como forma de não sobrecarregar o síndico, indicar a presença de um síndico profissional (administrador geral) e de conceder melhores qualidades aos serviços pagos pelos condôminos.

Vantagens

No processo de terceirização podem ocorrer vantagens, uma delas é a praticidade e economia de tempo das funções jurídicas e administrativas quando o conselho do condomínio aprova e elege uma empresa para a administrar as áreas financeiras, jurídicas e de recursos humanos da instituição.

Porém, a contratação de uma empresa terceirizada apresenta grandes vantagens como a profissionalização de serviços, elevação do sistema de segurança e monitoramento, melhorias como manutenção e reformas nas áreas de comum acesso, dentre outros aspectos.

Mais vantagens

A contração de uma empresa terceirizada para administrar o condomínio ajuda a reduzir custos com pessoal, com profissionais e otimiza o processo de contratação e demissão, além de acelerar o processo de substituição de funcionários.

Quando o edifício ou condomínio é responsável direto pela contratação ou desligamento do funcionário ele será responsável (através do síndico) a pagar a rescisão do trabalhador e reparar todos os direitos trabalhistas.

No caso de uma administradora que se responsabiliza pela seleção de funcionários (porteiros, faxineiros, entre outros) para atuar no condomínio ela será responsável pela substituição de funcionários arcando com o pagamento de férias, horas extras, contratação e desligamento, isento o condomínio e o síndico representativo dessas tarefas.

A capacitação

A terceirização de portaria em condomínios gera mais capacitação da equipe de funcionários que atuam na recepção, na área de segurança, zeladoria, limpeza e atendimento.

Dessa forma, todos são beneficiados por profissionais mais capacitados, treinados e orientados para melhorar as práticas e rotinas do condomínio como um todo.

O condomínio sempre necessita de profissionais cada vez mais capacitados e atualizados sobre as novas tecnologias e sistemas de segurança.

Capacitação direta de porteiros

Atualmente, os porteiros buscam mais capacitação para melhorar a atuação como um todo.

Principalmente, em empresas terceirizadas de administração de condomínios, os profissionais de portaria são capacitados e passam por reciclagem de conhecimento sempre que possível.

Situações de risco

Os porteiros são preparados para lidar com situações variadas, incluindo situações de risco, perigo de invasão, incêndio e até de violência externa.

Comunicação

O profissional em portaria deve ser mantido informado tanto pela empresa administradora quanto pelo síndico a respeito de regras e renovação de orientações sobre a sua atuação e normas de segurança.

A comunicação com a administração, com os condôminos e moradores deve ser mantida presencialmente, através do interfone ou telefone.

Simpatia

O profissional dessa área, seja no atendimento comum, na organização de documentos e correspondências e trato com as pessoas deve ser educado, simpático e atento.

Geralmente são capacitados para garantir a segurança de todos sejam terceirizados ou não.

Profissionalismo

A terceirização de portaria em condomínios permite mais profissionalismo na administração financeira e jurídica, no atendimento, na segurança e na composição de recursos humanos para atuarem no condomínio.

No caso dos profissionais de portaria, as melhores empresas terceirizadas renovam seus conhecimentos teóricos e pragmáticos nas áreas de contabilidade e administração, bem como no processo de capacitação de funcionários essenciais como faxineiros, porteiros e seguranças.

Lembramos que são profissionais que cumprem longa escala de trabalho que requer treinamento, dedicação e profissionalismo.

Responsabilidades

No decorrer da contratação da empresa terceirizada, cabe ao conselho interno do condomínio saber realizar fiscalização contínua sobre o cumprimento de contratos, de tarefas e de projetos estabelecidos.

Mensalmente, a terceirizada deve emitir relatórios e documentos que comprovem o pagamento de funcionários, do cumprimento das contas e das rotinas administrativas.

O conselho também pode solicitar a apresentação de lista de nomes de funcionários que trabalham nas diferentes áreas do condomínio. Pois, geralmente, as terceirizadas podem empregar sistema rotativo de pessoal.

Em casos de processos trabalhistas, é necessário que haja um acordo jurídico entre o síndico, o conselho e a empresa terceirizada para representar o condomínio em ações e julgamentos de processos trabalhistas.

Conclusão

Portanto, a terceirização de portaria em condomínios é uma das principais iniciativas no mundo atual para profissionalizar serviços e elevar a segurança das áreas de acesso comum.

É fundamental que o conselho interno saiba estudar e avaliar diferentes projetos de administração e de alocação de pessoal para depois escolher e eleger uma empresa para atuar como administradora no condomínio.

Geralmente, a seleção é feita depois de uma apresentação formal e decidida em assembléia geral interna, podendo manter o tradicional síndico como representante do conselho consultivo interno, mesmo que a administradora apresente um “síndico” ou administrador profissional para executar os planos de administração e de cumprimento de obrigações jurídicas.

Lembramos que a terceirização de serviços internos de funcionários no condomínio é uma tendência em todo o Brasil.

Porém, a contratação da empresa terceirizada precisa ser acordada entre todos, e estar de acordo com a demanda interna de cada perfil de condomínio.

No caso da portaria, podem ser mantido os porteiros mais antigos e conhecidos mesclando com a presença de novos profissionais.

Por outro lado, é fundamental que o conselho saiba fiscalizar as atividades e o cumprimento das obrigações como um todo.

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