Organizar a portaria e controle de acesso no edifício, no condomínio comercial e no condomínio residencial é importante para o bem-estar e segurança de todos que frequentam a edificação para trabalhar, morar ou visitar.

A tarefa não é fácil, mas é fundamental projetar e implementar o alto nível de controle e organização na portaria e nas áreas de acesso do prédio.

Esses tipos de serviços sempre exigem cuidados e direcionamentos que visam a garantia das atividades dos funcionários e a segurança dos frequentadores.

A portaria e controle de acesso

Os serviços envolvidos com esses setores, em primeiro lugar, exigem a identificação segura e prévia para o acesso das pessoas. A presença de um bom profissional de portaria e um sistema controlador ajudam a gerar mais segurança ao ambiente do condomínio.

Também ajuda a melhorar o funcionamento do local e o dia a dia do condomínio.

A atividade do porteiro

Quando falamos em portaria e controle de acesso, estamos falando de atividades que envolve alto nível de responsabilidades. Inicialmente, o profissional de portaria é capacitado para receber encomendas e correspondências, atender interfones, repassar informes para a administração e demais comunicações para o zelador.

A atividade do controlador de acesso

Ressaltamos que o controlador de acesso é usado para controlar a entrada e saída de um edifício com a presença de um profissional humano ou somente com o uso do sistema eletrônico.

Deve ser utilizado para controlar a entrada e saída de pessoas e de veículos. Em certos casos pode controlar também a entrada de encomendas.

As 4 boas práticas

A seguir apresentamos as quatro boas práticas para portaria de controle de acesso que são essenciais para a organização e segurança do condomínio.

1 – Nunca libere a entrada para todos

É importante não oferecer acessibilidade plena para todos, pois quando o edifício é visto como de fácil acesso, ele se torna vulnerável.

Para a segurança de todos, o acesso não pode ser liberado a todos, mesmo que a pessoa seja convincente, é importante solicitar documentações ou confirmações com o morador ou proprietário do local ou da sala.

O mesmo cuidado deve ser tomado com os entregadores de encomendas, incluindo os entregadores de alimentos (mercado e fast food) e medicamentos (farmácia).

Em certos casos, o entregador somente poderá entrar acompanhados por um funcionário do condomínio.

2 – Registre o acesso

A portaria precisa instalar um sistema de controle de entrada para realizar o registro de visitantes e entregadores.

Dessa forma, o condomínio (incluindo a sua administração) terá sempre um relatório de registro de visitantes e saber quem teve acesso ao edifício.

3 – Nunca deixe a portaria vazia

É importante que sempre tenha alguém presente na portaria. Os porteiros precisam ser treinados e imbuídos a não deixar seus postos de trabalho sem ninguém.

É importante que sempre haja um porteiro no local, para resolver com demandas e evitar acessos de pessoas não autorizadas.

4 – Atualize o livro de ocorrências

A portaria e controle de acessos pode implementar o uso de livro de ocorrência para registrar problemas, reclamações e demais tipos de mensagens para a administração de forma pública e direcionada.

Benefícios do livro de ocorrência

O livro de ocorrência pode ser impresso para o morador ou empreendedor que mantém sala ou apartamento no edifício, em certos casos o livro de ocorrência pode ser digital, neste caso exigindo do porteiro a capacidade de digitar as demandas.

O uso do livro de ocorrências possibilita o registro de eventuais situações fora do padrão repassando para a administração com o intuito de corrigir a situação.

Crescimento no mercado

Seja com a presença de funcionários contratados diretamente pela administração ou profissionais terceirizados é importante treinar os porteiros e implementar controle de acesso.

Para aumentar a segurança e a estabilidade do ambiente, a melhoria ou terceirização desses serviços é muito buscada administradores de condomínios residenciais e comerciais, além de indústrias e empresas que possuem áreas de acesso.

Terceirizar é fácil?

Quando falamos em portaria e controle de acesso, lembramos que esses setores podem ser terceirizados, ou seja, a administração pode contratar uma empresa que cederá os funcionários e os sistemas.

Benefícios da terceirização

Ao terceirizar o síndico ou a administração do condomínio consegue reduzir custos, reduzir a burocracia e ter em suas instalações a presença de profissionais qualificados e preparados para desempenhar melhor as tarefas.

Dicas bônus: Invista em segurança

Neste artigo já apresentamos as 4 boas práticas para portaria e agora você precisa ficar nesta dica bônus que apresentamos agora para você.

Lembramos que a área de acesso da portaria é o local por onde os visitantes, moradores e trabalhadores que se fixam no condomínio precisam adentrar para entrar ou sair do condomínio.

Os frequentadores podem ser moradores, visitantes ou prestadores de serviço como  entregadores.

Como já relatado é essencial que o prédio tenha a presença física de um porteiro e um sistema de controle de acesso que registre a entrada e saída das pessoas.

O edifício também pode contar com um sistema de vigilância munido com câmeras, registros eletrônicos e documentação de encomendas.

Outra forma de gerar mais segurança é com o uso da portaria remota permite que alguém a distância identifique o visitante anunciado para determinada sala ou apartamento.

Conclusão

Portanto, a abordagem do conceito prático de portaria e controle de acesso deve ser profissionalizada.

É importante que o edifício tenha regras, políticas internas e treinamento para seus funcionários. Dessa forma, a introdução e aplicação definição de regras para a portaria é o que vai ajudar que todas as situações sejam conduzidas de forma positiva.

O processo de treinamento da equipe de porteiros, implantação e fiscalização de cada tarefa de segurança deverão ser tarefa do síndico, da administração ou da empresa terceirizada pelo condomínio.

Numa visão geral, o principal objetivo da portaria é preservar a segurança e comodidade de todos, com utilização de equipamentos de segurança eletrônica e mantendo a acessibilidade em nível de segurança.

Sendo assim, as boas práticas para a portaria de controle de acesso são fundamentais para o condomínio.

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